産業医面談(面接指導)もオンライン可能?医師の要件や注意点も解説!

産業医のオンライン面接

この記事の監修者

産業医や産業保健師など産業保健分野で活躍する専門家チーム

サンチエ編集部

リモート産業保健サービス紹介資料

【産業医探しでお困りの企業さま】
オンライン面談に興味あるなら
リモート産業保健

産業医面談(面接指導)も、オンラインでの実施が可能に!

2020年11月より、産業医面談(面接指導)はオンラインでの実施が可能になりました。

ここでは、産業医面談がオンライン可となった理由や、オンライン面談をする医師の要件について説明します。

コロナ禍により産業医面談もオンライン化へ

産業医面談はもともと「原則対面」とされていたため、オンラインでの実施はできませんでした。

なぜなら、産業医面談では面談者とやりとりをした際の表情や身なり、仕草、声色などで心身の状態を適切に把握し、面談を円滑に進めることが求められるためです。

しかし、新型コロナウイルス感染症の影響により、在宅勤務を取り入れる企業が増加し、産業医面談を実施できない状況が多く発生するようになりました。

そのため、面談する医師の要件や、医師と労働者双方のオンライン環境が整っていることを前提に、オンラインでの産業医面談が認められたのです。

【あわせて読みたい関連記事】
リモート 産業医面談リモートで産業医面談できる?オンラインならではの条件や注意点

オンライン面談をする医師の要件

オンラインで面談をする場合、面接指導をする産業医については以下のいずれかに該当することが望ましいとされています。

  1. 対象労働者が所属する事業場の産業医である
  2. 契約(雇用契約を含む)により、少なくとも過去1年以上の期間にわたり、対象労働者が所属する事業場の労働者の日常的な健康管理に関する業務を担当している
  3. 過去1年以内に、対象労働者が所属する事業場を巡視したことがある
  4. 過去1年以内に、当該労働者の指導等を実施したことがある

また、事業者は面接する医師に対して、事業場の事業概要、業務の内容や作業環境、対象労働者の労働時間などの勤務状況や作業環境に関する情報を提供しなければなりません。

すでに事業場で産業医を選任している場合は要件に該当します。しかし、労働者が50人未満で産業医の選任義務がない事業場の場合、要件に当てはまる産業医を見つけるのは難しいかもしれません。

長時間労働などを理由に産業医面談が必要となった場合には、対面での実施となることもあるため注意しましょう。

衛生委員会・安全衛生委員会のオンライン化は可能?

衛生委員会や安全衛生委員会のオンライン開催は可能です。ただし、これらも実施するためには所定の要件を満たさなければなりません。

まず、開催に用いる情報通信機器については、以下のすべてを満たす必要があります。

(1)委員会に参加する委員が容易に利用できること
(2)映像や音声が常時安定しており、意見交換等を円滑に実施できること
(3)個人情報の漏洩や不正アクセスを防止する措置が講じられていること

また、安全衛生委員会の運営については、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

ア 対面により安全委員会等を開催する場合と同様に、情報通信機器を用いた安全委員会等において、委員相互の円滑な意見交換等が即時に行われ、必要な事項についての調査審議が尽くされていること。
なお、音声通信による開催やチャット機能を用いた意見交換等による開催については、調査審議に必要な資料が確認でき、委員相互の円滑な意見交換等及び必要な事項についての十分な調査審議が可能であること。
イ 情報通信機器を用いた安全委員会等はアによって開催することを原則とするが、委員相互の円滑な意見交換及び必要な事項についての十分な調査審議が可能となるよう、開催期間、各委員への資料の共有方法及び意見の表明方法、委員相互で異なる意見が提出された場合の調整方法、調査審議の結果を踏まえて事業者に対して述べる意見の調査方法等について次の(ア)から(エ)までに掲げる事項に留意の上、予め安全委員会等で定められている場合は、電子メール等を活用した即時性のない方法により開催することとして差し支えないこと。

(ア)資料の送付等から委員が意見を検討するための十分な期間を設けること。

(イ)委員からの質問や意見が速やかに他の委員に共有され、委員間で意見の交換等を円滑に行うことができること。その際、十分な調査審議が可能となるよう、委員全員が質問や意見の内容を含む議論の経緯を確認できるようにすること。

(ウ)委員からの意見表明等がない場合、当該委員に対し、資料の確認状況及び意見提出の意思を確認すること。

(エ)電子メール等により多数の委員から異なる意見が提出された場合等には委員相互の意見の調整が煩雑となることから、各委員から提出された意見の調整に必要な連絡等を行う担当者を予め定める等、調査審議に支障を来すことがないようにすること。

出典:厚生労働省「情報通信機器を用いた労働安全衛生法第 17 条、第 18 条及び第 19 条の規定に基づく安全委員会等の開催について」

企業で在宅勤務が中心になっている場合や、新型コロナウイルスの感染者数が拡大している時期などは、安全衛生委員会などの実施が難しい面もあるかもしれません。

しかし、労働者が50人以上の事業場では、月に1回の開催が義務付けられています。そのため、オンライン実施の要件に該当するかを確認し、可能であればできるだけ速やかに移行して、これらの問題を解決することが望ましいでしょう。

なお、労働安全衛生規則第23条によって、オンライン開催であっても、議事録の作成や労働者への周知、記録の保存は行なわなければならないと定められています。忘れずに記録しておきましょう。

産業医の職場巡視はオンライン化できる?

産業医面談はオンライン化が可能ですが、職場の状況を直に確認する「職場巡視」はオンライン化が難しいのが実情です。

産業医の職場巡視は、労働安全衛生規則第15条によって、月1回(条件付きで2ヵ月に1回)の実施が義務付けられています。

産業医の職場巡視の実施状況に関する調査によると、産業医の多くは訪問できない事情(新型コロナウイルスの感染が爆発的に拡大するなど)がある場合を除き、基本的に直接事業場を訪問しているようです。

オンライン面接に使用する機器にも要注意!

オンラインで面接を行なう際には、使用する通信機器について、以下のすべての要件を満たさなければならないため注意が必要です。

(1)産業医と労働者が互いに表情、顔色、声、しぐさ等を確認でき、映像と音声の送受信が常に安定して円滑である
(2)情報漏洩や不正アクセスのリスクがなく、情報セキュリティが確保されている
(3)通信機器の操作が複雑でなく、簡単に利用できる

面接指導では対象者のさまざまな悩みに寄り添うことが重要であるため、安心して話せるようにセキュリティや面接する環境に気を配る必要があります。

対面時と同様に、表情や声色の変化などから状態を把握しやすいことを求められる点においても、安定した通信環境が不可欠といえるでしょう。

産業医のオンライン面接(面接指導)の普及率はどれくらい?

では、実際に産業医との面談は、どの程度オンラインへ移行しているのでしょうか?
今回は、エス・エム・エスの「リモート産業保健」のサービスを利用している企業の産業保健活動について分析しました。

産業保健業務のオンライン実施状況

産業保健業務の実施状況については、調査企業の99.44%が「オンラインで実施した」という回答となりました。

オンライン比率が高くなっている具体的な業務としては、衛生委員会や安全衛生委員会の実施が挙げられる一方、産業医面談のオンライン実施は低い水準となっています。

産業医面談のオンライン実施が普及しなかった理由として、2ヵ月に1回の訪問が義務付けられている職場巡視の影響があったと考えられます。

職場巡視時に時間を延長して産業医面談を行なうなど、できる限り直接対応する企業や産業医が多いことも、普及が進まない要因の一つといえるでしょう。

オンライン化が難しい場合はどうする?

オンライン面談での対応が難しい場合には、産業医と労働者双方の懸念材料である新型コロナウイルスの感染防止対策をより入念に講じたうえで、対面での面談を行なう必要があります。

面接と並行してオンライン移行に向けた話し合いをすることで、「面談ができない」「訪問ができない」といった不測の事態にもスムーズに対応することができるでしょう。

その際には、企業がオンライン化の体制整備などの各種要件を満たしているかしっかり確認することが大切です。

産業医がオンライン面談(面接指導)をするメリットとは?

オンライン面談のメリットは以下の3つです。

日程の調整がしやすい

在宅勤務を行なっている労働者が多いなど、労働者の勤務時間がバラバラの企業でも、オンライン面談であれば実施しやすくなります。

手元にパソコンやスマートフォンがあればどこでも面談を受けることができるため、対面のような移動時間も不要です。

面談が必要になった際に、日程調整と実施をスムーズに行なえるのもオンライン面談のメリットの一つといえるでしょう。

コロナ禍の状況でも対応できる

オンライン面談は感染リスクがなく、コロナ禍でも実施できるため、近年増えている「コロナうつ」にも迅速に対応することができます。

「コロナうつ」とは、コロナ禍による働き方や生活の変化、感染による心身の負担でうつ状態になってしまうことです。テレワークを導入している企業ほど、個人間でのコミュニケーションが減少してしまい、労働者の変化に気付くことが難しい状況にあります。

さらに、在宅勤務では運動不足になったり、日光を浴びる機会が減ったりすることでホルモンバランスが崩れ、生活リズムが乱れることもあるでしょう。

このように、コロナ禍の労働者は心身ともに不調を生じやすいため、産業医によるオンライン面談での状態把握が不可欠です。

休職中・復職希望の方でも面談しやすい

休職中や復職希望の労働者にとっても、オンライン面談は実施しやすいといえます。インターネット環境さえ整えば、自宅で面談を受けられるため、事業場に出向く必要がありません。

休職中や復職希望の労働者にとっては、新型コロナウイルスの感染や出社への不安など、さまざまな要因がストレスになり得ます。そういった点を考慮しても、精神的な負担を軽減できるオンライン面談のメリットは大きいといえるでしょう。

産業医がオンライン面談(面接指導)をする際の3つの注意点

オンライン面談は実施しやすい反面、注意すべき点もあります。今回は注意点を3つ紹介しますので、導入前に確認しておきましょう。

導入前の環境整備が必要である

オンライン面談を実施するためには、企業側の環境整備だけでなく、労働者側の環境も整える必要があります。

オンライン面談を行なうためには、使用するパソコンやタブレット、スマートフォンなどの機器のほか、通信速度や状態が安定している(音声や映像が乱れない)ネットワークが必要です。

労働者の自宅で面談ができない場合には、貸会議室を利用できるようにするなど、誰でも面談を受けられるような配慮が求められます。

オンラインでは伝わりづらい部分がある

オンライン面談の場合は、表情や体の細かな動きが見えづらい点があるため注意が必要です。照明の方向やカメラの向きなどでも映り方が異なり、判断しにくいことがあります。

そのため、労働者にも協力してもらい、部屋の明るさやカメラの向きなども相談しながら、コミュニケーションの取りやすい環境を整えていくことが大切です。

個人情報の取り扱いに気を付ける

オンライン面談は機器とネットワーク環境があればどこでも行なえますが、一方で個人情報の取り扱いには十分に注意しなければなりません。

面談回数の増加により、オンラインツールのURLの送り違い、同姓同名の取り違い、面接日時の勘違いなどのミスが起こるリスクは高まります。本人確認を徹底し、個人情報の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

まとめ

今回は、産業医のオンライン面談について解説しました。コロナ禍で産業保健活動のオンライン対応が急激に進み、より手軽に実施できるようになりました。

しかし、産業医面談は労働者の心身の健康を守ることが目的です。そのため、対面・オンラインのどちらでも同様の効果を得られるようにしなければなりません。

現在、オンライン面談を取り入れていない企業は、今回説明した要件や注意点をしっかり確認し、いつでも導入できるように準備しておくことをおすすめします。

また、すでに導入している企業は、適切にオンライン面談が行われているか、あらためて確認しましょう。

「オンライン面談についてもっと詳しく知りたい」「うちの会社にもオンライン面談を導入したい」という方は、「リモート産業保健」をご活用ください。

「リモート産業保健」では、初めての方でも安心のサポート体制が整っています。オンライン面談以外に、産業医訪問、ストレスチェック、衛生委員会・安全衛生委員会などの産業保健業務のご相談も承ります。

産業医を初めて選任する企業様向けのガイドブックもご用意していますので、下記フォームよりお気軽にお問い合わせください。

【関連お役立ち資料】