リモートで産業医面談できる?オンラインならではの条件や注意点

リモート 産業医面談

この記事の監修者

産業医や産業保健師など産業保健分野で活躍する専門家チーム

サンチエ編集部

産業医面談はリモートで!2020年11月から可能に

労働安全衛生法の規定に基づく長時間労働者及び高ストレス者などの産業医面談については、2020年11月に一部法改正され、一定の要件を満たす場合にリモートによる実施が認められました。その背景として、新型コロナウイルスの感染拡大に伴うリモートワークの普及により、リモートによる産業医面談へのニーズが高まったことなどが考えられます。

リモートで実施する場合、対面の産業医面談と同等の質を保つため、通信環境や産業医などについて要件が設定されています。要件に当てはまるか確認し、リモートによる産業医面談の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

産業医面談をリモートでする際の医師(産業医)の要件とは

産業医面談をリモートで実施する場合には、産業医について以下のいずれかに該当することが望ましいとされています。

(1) 面接指導を実施する医師が、対象労働者が所属する事業場の産業医である場合。
(2)面接指導を実施する医師が、契約(雇用契約を含む)により、少なくとも過去1年以上の期間にわたって、対象労働者が所属する事業場の労働者の日常的な健康管理に関する業務を担当している場合。
(3)面接指導を実施する医師が、過去1年以内に、対象労働者が所属する事業場を巡視したことがある場合。
(4)面接指導を実施する医師が、過去1年以内に、当該労働者に指導等を実施したことがある場合。

【引用:情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の8第1項、第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項及び第66条の10第3項の規定に基づく医師による面接指導の実施について】

上記の産業医の要件においては、従業員が50名未満で産業医の選任がされていない事業場は対象外であり、新たに産業医を選任するか対面で面談を実施する必要があるため注意が必要です。

産業医面談をリモートでする際に使う機器の要件とは

リモートで産業医面談を行う場合、使用する通信機器については以下のすべての要件を満たさなければならないため注意が必要です。

(1)面接指導を行う医師と労働者とが相互に表情、顔色、声、しぐさ等を確認できるものであって、映像と音声の送受信が常時安定かつ円滑であること。
(2)情報セキュリティ(外部への情報漏洩の防止や外部からの不正アクセスの防止)が確保されること。
(3)労働者が面接指導を受ける際の情報通信機器の操作が、複雑、難解なものでなく、容易に利用できること。

【引用:情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の8第1項、第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項及び第66条の10第3項の規定に基づく医師による面接指導の実施について】

リモートで産業医面談を実施する場合でも、産業医は対面時と同様に対象者の表情や声色の変化などから疲労やストレス、その他の心身の状況を把握することが求められます。そのため、些細な変化を見落とさないためにも安定した通信環境が必要です。また、産業医面談は対象者のさまざまな悩みが語られる場であることから、安心して話せるようにプライバシーや面接する環境に気を配ることが重要でしょう。

産業医面談をリモートで実施する際の環境・実施方法等の要件とは

企業がリモートにより産業医面談を実施する場合は、以下のいずれの要件も満たす必要があるため、導入時には注意しましょう。

(1)情報通信機器を用いた面接指導の実施方法について、衛生委員会等で調査審議を行った上で、事前に労働者に周知していること。
(2) 情報通信機器を用いて実施する場合は、面接指導の内容が第三者に知られることがないような環境を整備するなど、労働者のプライバシーに配慮していること。

【引用:情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の8第1項、第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項及び第66条の10第3項の規定に基づく医師による面接指導の実施について】

なお、リモートによる産業医面談においては、医師が緊急に対応すべき徴候を把握した場合、速やかに対応することが求められます。近隣の医師などと連携しての対応や、事業場にいる産業保健スタッフが対応するなど、緊急時対応体制が整備されていなければならないとされています。

産業医面談をリモートでする際の注意点をチェック!

コロナ禍ではメリットが多いリモートによる産業医面談ですが、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。最も気をつけなければならないのは、個人情報の管理やプライバシーに配慮が必要な点です。

たとえば、健康診断後に産業医面談を実施する場合には、健康診断の結果等の個人情報を取り扱うことになります。また、面談記録は対象者にとって非常にセンシティブな情報を取り扱っています。健康情報の取り扱いに関しては、労働安全衛生法第104条労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いについて、第105条健康診断等に関する秘密の保持について定められています。

また厚労省から「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針 」が公表されており、「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」が出されています。
いずれの事業者も、健康情報等を取り扱う可能性があるため情報漏洩などのトラブル防止対策として、個人情報の管理体制を事前に整えておくとよいでしょう。

リモートでの産業医面談を中心に行っていく場合には、複数の従業員の個人情報を同時に扱う機会が増えることが考えられます。同姓同名の取り違いなどのミスを防ぐためにも、面談を実施する際には本人確認を行うなど、マニュアルなどを用意した上で徹底した対策をとっておくと安心でしょう。

なお、対象者側において適切な環境設定ができず、プライバシーが守られない場合も考えられます。通信環境を整えることはできても、個室が用意できず家族と離れられないために、思うように話ができないといった可能性も考えられます。そうした場合に備えて貸会議室を準備しておくなど、企業側だけでなく対象者のリモート環境も考慮しながら環境を整えることが必要です。

また、通信環境が要件を満たしていても、照明が暗かったりカメラの角度が適切でなかったり周囲が騒がしかったりする場合には、産業医が適切な判断を行えない可能性もあります。対象者がカメラに映ることに抵抗がある場合もあるため、対象者には事前に環境を整える重要性を伝えて協力してもらえるように工夫することが大切でしょう。

企業はリモートによる産業医面談でも、対面時と同様に事前に対象者の情報を提供する必要があります。産業医が正しい判断を行えるように、対象者の業務内容や作業環境、労働時間や勤務状況などに関する情報を提供し、適切な面談が行えるようにしなければなりません。また、面談を実施する医師が対象者の状況から対面による面談が必要と判断する場合があります。この場合は直接対面での面談を行う必要があります。(リモート面談を希望していてもそうならない場合があるため注意が必要です。

産業医とのオンライン面接ができない場合の対応策とは

従業員が50名未満の事業場では産業医の選任義務がないことから、リモートによる産業医面談の要件を満たさず実施できない可能性が考えられます。また、リモートによる面談に対応していない産業医もいるため、オンラインで実施できない場合の対策を考える必要があります。

コロナ禍において企業、従業員、産業医にとっての最大の懸念は、対面によりコロナウイルスに感染することでしょう。そのため、対面で面談を行う場合には、感染対策をより入念に行うことが求められます。換気、手指消毒、パーテーションの設置など、できる限りの対策を行った上で実施しなければなりません。

50名未満の事業場では、産業医を選任する義務はありませんが、リモートワークの長期化により、従業員のメンタル不調が多発して困っているとご相談いただくことが増えてきています。長時間労働者や高ストレス者が面談を希望した場合は、産業医面談を実施する義務が発生するため、在宅勤務者が多く対応に時間がかかる課題も出てきます。その場合は、企業リスクも高くなるため、従業員の働き方に合わせて、リモート面談も対応してくれる産業医の選任を早めに検討するとよいかもしれません。

また、産業医がリモートによる面談を実施していない場合は、リモートへの移行に向けた話し合いを行うことが好ましいでしょう。どうしても折り合いがつかない場合には、リモートによる面談に対応している産業医に切り替えることも検討する必要があるかもしれません。あわせて、企業のオンラインの体制整備など各種要件を満たしているのかもしっかり確認しておきましょう。

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