従業員に休職したいと言われたらー産業医面談の必要性や休職判断の基準ー

従業員 休職したい 言われたら

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サンチエ編集部

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休職したいと思ったらーまずは休職の申請方法を確認ー

病気やケガ、心の不調で仕事ができなくなったり、仕事をしていても心身の不調が悪化することがあれば、会社の担当者や主治医、産業医等と相談しながら「休職」を検討することも必要です。

では、休職の申請にはどのような方法で行えば良いのでしょうか?休職を検討したら以下のような流れで確認や手続きを行いましょう。

  1. 会社の就業規則を確認する
  2. 会社の上司や担当者と面談し、休職したい旨を伝える
  3. 産業医(または主治医)に医学的判断をしてもらう
  4. 会社の担当者へ必要な書類の提出とその他の必要事項の確認を行い、休職に入る

上記を詳しく説明していきます。

(1)会社の就業規則を確認する

「休職制度」は、労働基準法やその他の法律や法令で定められている制度ではないため、会社ごとの就業規則に基づいて休職対応が行われます。

また、「休職制度」を定めることは義務ではないため、就業規則に定めていない会社も実際にはあります。

そのため、休職を検討し始めたら、まずは会社の就業規則を確認し、休職制度が定められているか、また、休職の適応範囲や休職期間等の内容を確認することが必要です。

(2)会社の上司や担当者と面談し、休職したい旨を伝える

就業規則を確認したら、会社の上司や担当者に休職したいこととその理由を伝えましょう。心身の状態や通院状況によっては、(2)と次に説明する(3)が前後することもあります。

休職したいことを伝えると、会社側から医師の診断書の提示を求められることがありますので、その際は医療機関への受診をしましょう。

(3)産業医(または主治医)に医学的判断をしてもらう

最終的に休職の決定を出すのは会社側ですが、判断の材料として医師に医学的見地から休職が必要かどうか診断をしてもらう必要があります。(※ここでいう医師とは、産業医や主治医のことを指します。)
原則としては、事業場は労働安全衛生法第13条4、5項に定められている通り産業医の意見に対して必要な措置を講ずるように努める義務があるため、会社に産業医がいる場合は産業医面談を申し込み、休職の必要性を判断してもらいましょう。

しかし、企業によっては主治医の診断書が必要になるケースがあるため、就業規則や会社の担当者に確認し、休職に必要な対応をするようにしましょう。

(4)会社の担当者へ必要な書類の提出とその他の必要事項の確認を行い、休職に入る

休職に必要な書類(休職届や診断書等)の提出と休職中の保険料や税金、補償(傷病手当金)、連絡方法や頻度を確認し、休職に入ります。

休職中は会社から給料の支払いはありませんが、休職予定の従業員は社会保険料や住民税の支払い義務があるため、支払い方法や金額などを確認しておきましょう。

しかし、給料が止まってしまうため、金銭的に生活が苦しくなったり、通院できない可能性があります。そのような場合には、休職中の保障として傷病手当金という制度が利用できることがあります。ただし、傷病手当金には条件や支給期間が定められているため、傷病手当金という制度内容と合わせて確認しておくとよいでしょう。

休職とは十分に心身を休めて、再び健康で元気に働くための療養期間です。休職理由にもよりますが、休職中は会社から定期的に状況確認のための連絡があります。

心身の不調の原因が上司や会社側にあり、会社の上司や担当者と直接連絡を取ることが難しい場合は、連絡方法や頻度についても事前に会社側と相談しておきましょう。

休職には企業も従業員もさまざまな準備や確認が必要ですが、辛い状態で無理をして仕事を続けてしまうと、さらにストレス状態が悪化したり、最悪の場合、うつ病等の精神障害(精神疾患)を引き起こし仕事ができなくなる可能性もあります。会社の担当者や産業医、主治医等と相談しながら、安心して休職できるような環境を作っていきましょう。

産業医面談で何を話す?メンタルの不調についても相談できます!

そもそも産業医面談とは、産業医により従業員の心身の健康状態や勤務・職場環境の状況を確認し、健康障害を防止することを目的として行われる面談です。

産業医面談の対象者が発生した場合、企業や事業者は面談を実施する義務がありますが、従業員には面談を受ける義務はありません。企業は従業員の面談希望意思がない場合、産業医面談の実施を強制することはできません。

しかし、産業医がメンタル不調がみられる等、心身に異常が見られる従業員を面談することで、メンタル不調の予防や早期発見につなげることができます。長時間労働や高ストレス状態が続けば、休職だけではすまない事態も起こりえます。企業が予防措置を講じたかどうかは安全配慮義務の観点で大きなポイントになりますので、従業員に、快く産業医面談を受けてもらえるように、社内周知を行うと良いでしょう。
そのため、産業医面談が必要な場合は、できる限り受けることが望ましいでしょう。

ちなみに、産業医面談を実施する基準は以下の通りです。

  • 健康診断の結果、従業員に異常の所見があると産業医に判断された場合
  • 長時間労働を行っている場合
  • ストレスチェック実施後、高ストレス者判定がされた場合
  • 従業員が休職や復職する場合
  • その他従業員が産業医面談を希望した場合

このように、身体的な不調だけでなく、精神的な不調が見られた際にも産業医に相談することができるため、精神的に辛いと感じている場合もぜひ産業医へ相談してみることをおすすめします。

では、産業医面談ではどのような内容を話せばよいのでしょうか?初めて産業医面談を受ける方にとって、面談は緊張したり、身構える方も多いでしょう。

具体的には、以下の内容について相談してみましょう。

  • 現在の仕事の状況や悩み
  • 生活は規則正しく送れているか
  • 心身の状態について
  • (通院している場合)通院状況や服薬、治療の内容
  • 職場やプライベートの人間関係について
  • その他、気になることや悩み

また、産業医からも質問されることがあるため、上記の内容を含めて素直に答えるようにしましょう。話をしていく中で自然と自分が気づくことができなかった悩みや気持ちに気づくこともあります。

面談を受ける従業員の中には、「面談で話したことは、会社に全部バレてしまうのではないか」と身構えてしまい、素直に話せない人もいるかもしれませんが、安心してください。

産業医には、守秘義務と報告義務の2つの義務が課せられています。
産業医は、労働安全衛生法第105条「健康診断や面接指導、検査、面接指導の実施の事務に従事した者は、その実施に関して知り得た労働者の秘密を漏らしてはならない。」と定められています。

よって従業員本人が希望しない限り、産業医が面談内容を会社側に報告することはありません。

また医師による「守秘義務」もあります。刑法134条第1項に正当な理由なく業務上知り得た情報を他人に漏らしてはならないと定められており、罰則規定もあります。そのため、まず守秘義務が優先されるものである事を理解した上で、産業医面談では安心して素直に話してみましょう。

一方で、産業医の「報告義務」とは、従業員の健康状態に問題があった場合、事業者に報告する義務のことを指します。これは、「労働者が心身の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をする」安全配慮義務を果たすためになります。

例えば、長時間労働者に対して産業医の面談を実施した際、業務過多が原因で従業員の健康状態に悪影響を及ぼしていて、職場環境の改善が必要と判断できる場合に、企業への報告および指摘を行います。

つまり、産業医は「従業員の健康を守る必要があると判断した場合」に企業へ報告する義務があるということになります。

メンタルヘルス不調者への休職判断はどう行うべきか

実は、メンタルヘルス不調による休職や退職は多くの企業にとって課題となっています。

厚生労働省が令和2年に行った労働安全衛生調査によると、過去1年間(令和元年11/1〜令和2年10/31までの期間)でメンタルヘルス不調により連続1ヶ月以上休業した労働者または退職した労働者がいた事業所の割合は9.2%となっています。

事業所規模 該当する労働者がいた 連続1か月以上休業した労働者がいた 退職した労働者がいた
1000人以上 90.3 88.9 64.4
500~999人 84 82.5 47.6
300~499人 66.9 63.8 27.4
100~299人 43.8 39.3 15.3
50~99人 24.5 20.1 8.8
30~49人 8.4 7.2 3
10~29人 4.2 3.3 2

【引用:厚生労働省_過去1年間にメンタルヘルス不調により連続1か月以上休業した労働者又は退職した労働者がいた事業所割合及び労働者割合】

事業規模が大きいほど割合も多くなっており、従業員数が300人を超える事業所では大部分の事業所で休職者や退職者が発生しています。そのような背景もあり、メンタルヘルス不調者の早期発見や対応はとても重要になっています。

また、企業や事業者には、労働契約法第5条に基づき、「安全配慮義務」が課せられています。「安全配慮義務」とは、従業員の生命や身体的等の安全(心身の健康も含む)を確保しつつ労働することができるように、企業や事業者は必要な配慮を行わなければならないというものです。

そのため、企業側は心身の不調が見受けられる従業員の健康と安全を守るために適切な対応をしなければなりません。

では休職判断は、メンタルヘルス不調が見受けられる従業員で、本人から休職申告がない場合どう対応するべきなのでしょうか?

休職となりそうなメンタルヘルス不調者がいる場合の対応の流れは以下の通りです。

  1. メンタルヘルス不調者の発生で把握する
  2. 不調の原因の特定する
  3. 産業医(または主治医)に医学的判断をしてもらう
  4. 本人へ連絡し、休職措置を伝える

上記の流れや必要な書類等を詳しく確認しながら説明していきます。

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(1)メンタルヘルス不調者の発生で把握する

従業員のメンタルヘルス不調に気づくきっかけとしては次のような場合があります。

メンタルヘルス不調者に気付く方法の具体例
ストレスチェック⇒ 高ストレス判定が出た場合
過重労働⇒ 長時間労働や身体的・精神的に負荷の大きい労働を行っている場合
日々の業務の様子⇒ 遅刻や欠席・早退が増えた、イライラしている、落ち込んでいるなどの場合

上記を確認し、対応が必要か判断をしていきます。ただし、企業や事業者だけで「多分大丈夫だろう」という曖昧な判断をしてしまうと、従業員への対応が遅れ、病気の発症予防ができなくなり、企業側の安全配慮義務違反となる可能性もあるため、メンタルヘルス不調者が発生した場合、次の(2)や(3)の対応を取るようにしましょう。

(2)不調の原因の特定

事業者はメンタルヘルス不調者が発生したら、本人と面談を行い、不調の原因を特定する必要があります。不調の原因が特定できれば、原因に対して対処することができます。

また、面談を通して、メンタルヘルス不調者本人に現在の状態や感情を話してもらうことで、自身の不調に気づくきっかけになることもあります。必要に応じて、本人と相談しながら配置転換や業務の調整なども行ってください。

ただし、面談の内容や情報は個人情報となるため、取り扱いには注意して、他の従業員や外部に漏れないように十分な配慮が必要です。

(3)主治医や産業医から医学的判断をもらう(診断書や意見書をもらう)

メンタルヘルス不調者への判断は医師による専門的立場からの助言がないと判断は難しいため、医師や産業医の専門的な見地がとても重要になります。

企業に産業医がいる場合は、従業員と産業医面談を実施し、産業医から就業に関する意見書を企業に提出してもらいましょう。また、主治医には「病気休業の必要性」と「必要な療養期間の見込み」について明記した診断書を発行して提出するよう、従業員へ伝えましょう。

それらの書類を参考に、企業や事業者は最終的な休職の要否の判断を行います。

(4)本人へ連絡し、休職措置を伝える

企業が休職措置をとることになったら、対象の従業員に連絡し、休職届や休職申請書など必要な手続きについて説明しましょう。休職になりそうな従業員がいる場合は、事前に休職について就業規則に定められているか確認しておくとスムーズに対応できます。

また、休職に伴い、給料や社会保険料、住民税等の金額や支払い方法、定期連絡の頻度や休職期間等の必要な情報を従業員へ説明します。

給料等の説明をすると、休職を拒否する従業員もいます。しかし、メンタルヘルス不調者を無理に働かせてしまうと、症状の悪化やさらに悪い状況になりかねません。

休職の必要性や条件もありますが傷病手当金等の制度や内容を十分に説明し、従業員が安心して休職できるように寄り添うことも企業としてとても大切なことですので、丁寧に対応していきましょう。

休職中の従業員への産業医面談のタイミングとは

従業員本人の状態にもよりますが、休職中の従業員は復職に対する焦りや不安があります。そのため休職中の従業員との連絡は、企業と同様に月1回程度と最低限にしましょう。休職中は従業員が安心してゆっくり休めるような環境にすることが大切なため、必要以上の連絡はかえってストレスを溜めてしまうことがあります。

また、休職者から相談先を人事担当者、職場上長、産業保健スタッフなど、窓口になる担当者を選定し休職者から連絡がもらえるようであれば、その都度対応するようにしましょう。

休職者から職場復帰の意欲があり、主治医が職場復帰可能と判断し、診断書の提出がされたら、従業員本人と産業医面談を行っていきましょう。もちろん、主治医による診断書の提出前に産業医面談を行う場合もあります。

産業医面談では、主治医の診断書を参考に、本当に復職が可能な状態なのかを判断し、本人や企業側に意見や助言を行います。主治医の診断書の内容だけでは不十分な場合、従業員本人の同意を得て、必要な情報を主治医から聴取することもあります。

産業医は企業と従業員の間に立つ中立な立場として、業務内容や環境を把握した上で就業可能な状態かどうかを判断し、意見や指導を行っていく役割があります。

そのため、産業医は企業や従業員のどちらの意見にも傾かず、医学的な見地から「本当に復職が可能なのか」、「作業内容や職場環境を整える必要があるのか」等を評価しながら面談を行い、意見書として企業へ提出していきます。

休職中の従業員への産業医面談のタイミングは、ケースによって異なる場合もありますが、基本的には企業で選定した窓口担当者との定期連絡の際や休職者から復職の意思が見られたタイミングで行うことが多いでしょう。

休職中の従業員へのメンタルヘルス対応をチェック

先述した通り、休職中は休職した従業員の心身の回復が最優先です。そのため、会社からの連絡は最小限にとどめておくことが大切です。

しかし、反対に全く連絡を取らないことも、今後復職を希望している休職者へ不安やストレスを与える可能性があるため、注意が必要です。

そういったすれ違いを避けるために、休職前には連絡する頻度についてもしっかり話をしておきましょう。

また、企業から休職者に連絡を取るときはできる限り同じ人が行うようにしましょう。同じ人が対応することで、休職者との関係が構築しやすく、休職者にとってもストレスを感じにくくなります。

休職からしばらく経ち、休職者が日常生活を問題なく過ごせるようになると、復職へ向けて休職者と定期的に連絡をとりながら、復職意欲があるか確認を行っていきます。もちろん、無理をさせないように配慮しながら確認していきましょう。

そして、休職者から復職する意欲の確認が取れたら、主治医へ復職の意向を伝え、主治医が復職可能と判断したら、その旨を記載した診断書を作成してもらい企業に提出しましょう。

次に、主治医の復職可能と記載された診断書を元に産業医面談を実施します。
主治医の判断は病状の回復程度で勤務が可能かどうかを判断していることが多く、実際にその職場で求められている状態まで回復しているかどうか判断できないことが多いため、産業医面談の実施が必要になります。

休職者が職場で求められる業務が行える状態まで回復していることを産業医に確認してもらい、就業上の配慮等の具体的な意見を含めた意見書を作成します。産業医に意見書を作成してもらうことで、復職後の対応や判断がスムーズに行いやすくなります。

そして、事業者はあらかじめ社内規定を作成のうえ、主治医の診断結果に加えて、産業医の意見をもらうことで、より本人の状態と業務内容・環境に合わせた復職判定ができるようになります。
企業や事業者は産業医と主治医の意見に基づき、復職時期や復帰先を決定するようにしましょう。

まとめ

休養が必要と判断された従業員がすぐに療養できるようにするためには、休職のために必要な手続きなどの対応を迅速に行う事が重要です。

そのため休職に伴う面談や書類の準備、医療機関への受診等は、心身の不調が見られる従業員が安心してゆっくり休める環境を整えるための大切な準備です。

企業や事業者にとっても心身に不調が見られる従業員の対応は、安全配慮義務を果たし、従業員が再び健康で元気に働けるよう、迅速かつ丁寧に行う必要があります。

また、メンタルヘルス不調は個人差があり、判断が難しい場面も多々あるため、産業医や主治医、企業の担当者等と連携し、すぐ対応できるような体制を整えることも重要です。

企業は休職者が安心して休養できる体制や環境を用意するために、必要に応じて、就業規則や社内ルールに休職・復職について定めることも検討するとよいでしょう。

従業員も企業や事業者も、本記事を参考に「休職」について今一度考えてみる機会にしてはいかがでしょうか?

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