産業医のオンライン面談が選ばれる理由とは？必要な要件など役立つ情報を紹介

2020年、産業医によるオンライン面談が可能に

産業医面談は、長時間労働者やストレスチェックの高ストレス者、休職・復職者などに対して、産業医と「直接対面」して行なわれる面談です。

これまでは、産業医による面談は対面が基本でした。しかし、急速なデジタル技術の成長により対面と近いレベルでの実施が可能となったため、2020年11月に一部法改正され、産業医によるオンライン面談の取り扱いが変更となり、原則対面からオンラインでの面談が認められるようになりました。

ただし、産業医が必要と認める場合には、直接対面で行なわなければなりません。また、オンライン面談で、労働者の心身の状態確認・指導を適切に行なうには必要な要件を満たさなくてはならないため、しっかりと確認しておきましょう。

【産業医】オンライン面談が選ばれる理由

産業医のオンライン面談が選ばれる理由は、「従業員が面談を受けやすくなる」ためです。産業医面談はそもそも従業員の申出がなければ実施できませんが、多忙な従業員からは申出がなく、本来なら面談を要する状況が放置されてしまう危険性があります。

健康上の注意が必要な従業員に対して産業医面談を行なえずにいると、体調不良や疾患の発症を招きかねません。その結果、休職や退職につながる、または命に関わるケースもあるため、速やかに対処することが重要です。

オンライン面談のメリットは、パソコンやスマートフォンなどがあれば場所を問わず、自宅や出向先などでも受けられる点にあります。そのため、面談を受ける時間が確保しにくい従業員でも、オンライン面談なら受けやすくなるのです。

【産業医】オンライン面談を実施する前に確認しておきたいポイント

オンライン面談はとても便利なものですが、実施する前に確認しておくポイントがあります。それらを踏まえ、適切にオンライン面談を実施できるようにしましょう。

産業医の4要件を確認

まずは、面談を行なう医師の要件を確認しましょう。医師であれば誰でも産業医になれる、オンライン面談を実施できるというわけではありません。厚生労働省の通達に記載されている「産業医の要件」は以下のとおりです。

1.面接指導を実施する医師が、対象労働者が所属する事業場の産業医である場合。
2.面接指導を実施する医師が、契約（雇用契約を含む）により、少なくとも過去１年以上の期間にわたって、対象労働者が所属する事業場の労働者の日常的な健康管理に関する業務を担当している場合。
3.面接指導を実施する医師が、過去１年以内に、対象労働者が所属する事業場を巡視したことがある場合。
4.面接指導を実施する医師が、過去１年以内に、当該労働者に指導等を実施したことがある場合。

出典：情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の８第１項、第66条の８の２第１項、第66条の８の４第１項及び第66条の10第３項の規定に基づく医師による面接指導の実施について

このように、オンライン面談を行なうには「事業場と関わりがあり、厚労省が定めた要件を満たす医師」である必要があることを押さえておきましょう。

情報通信機器の3要件を確認

オンライン面談で使用するパソコンやスマートフォン、タブレットなどの情報通信機器にも要件があります。厚生労働省の通達に記載されている「情報通信機器の要件」は、以下のとおりです。

1.面接指導を行う医師と労働者とが相互に表情、顔色、声、しぐさ等を確認できるものであって、映像と音声の送受信が常時安定しかつ円滑であること。
2.情報セキュリティ（外部への情報漏洩の防止や外部からの不正アクセスの防止）が確保されること。
3.労働者が面接指導を受ける際の情報通信機器の操作が、複雑、難解なものでなく、容易に利用できること。

出典：情報通信機器を用いた労働安全衛生法第66条の８第１項、第66条の８の２第１項、第66条の８の４第１項及び第66条の10第３項の規定に基づく医師による面接指導の実施について

産業医面談がこれまで原則対面だったのは、対面でしか得られない情報があったためです。電話やメールでは、面談者の表情や声色、しぐさ、話し方などを把握することは困難です。そのため、現在でも電話やメールでの対応はできるだけ避けるべきものとされています。

また、オンライン面談を行なう際には、ZoomなどのWeb会議システムを使用しますが、加工やメイク機能は産業医が面談相手の表情を確かめにくくなるため、使用できません。あらかじめ、面談を行なう従業員へ伝えておくとよいでしょう。

衛生委員会での審議・周知徹底

オンライン面談の実施方法についても、厚生労働省の通達に記載されています。オンライン面談を実施する場合は、先に衛生委員会などで実施方法について審議を行なわなくてはいけません。

審議の結果、オンライン面談を実施できる場合は、その旨を従業員に周知しましょう。衛生委員会の議事録に記載して公開したり、掲示板へ掲示したりするなど、事業場ごとに従業員全員へ通達できる方法を選択してください。

産業医への情報提供

事業者はオンライン面談の前に、その会社の事業概要、従業員に関する情報（勤務状況、作業環境など）を産業医に提供する必要があります。これは産業医が、より効果的な活動をするためです。

従業員50人未満の事業場では情報提供は必須ではないものの、努力義務とされている点に注意してください。

情報提供は、調査・管理をしやすいように書面で行なうのが望ましいでしょう。企業でフォーマットがある場合はそちらを使用し、フォーマットがない場合は産業医や産業保健関連のスタッフと相談して作成します。

プライバシーの確保

対面での面談と同じく、オンライン面談の内容が第三者に漏れないように、プライバシーへの配慮を欠かさないことが重要です。

実際に、企業の空き部屋を使用してオンライン面談を実施した結果、隣で会議を行なっていた従業員へ聞こえてしまっていた、というケースもあります。

また、家族に聞かれたくないため「自宅でオンライン面談を受けたくない」という従業員もいます。面談を受ける従業員に合わせて、実施場所や環境を検討するとよいでしょう。

緊急時の対応

緊急時対応の体制整備も大切です。

オンライン面談中に、産業医が緊急に対応すべき兆候を把握した場合には、早急に対応が必要ですが、遠隔で行なっているため産業医が直接対応できない可能性が高いでしょう。対面での面談以上に、事前準備や誰がどう動くのかなど、緊急時のマニュアルの整備をしなければなりません。

緊急時には適切かつ素早い対応が求められます。近隣の医療機関などともスムーズに連携できる体制をあらかじめ整えておきましょう。

産業医面談完全ガイドブック

まとめ

今回は、オンライン面談が求められている理由や、実際の実施方法などについて説明しました。

新型コロナウイルスの感染拡大や在宅勤務者の増加により、オンラインでの面談実施は企業・労働者双方にとって、最善の選択肢の一つとみなされるようになりました。

ただし、導入にあたっては事前準備や従業員への周知、プライバシーの保護、緊急時の対応体制など、対面での面談と同じレベルかそれ以上の対応が企業側には求められるでしょう。

「オンライン面談に興味があるけれど、導入方法がわからない。」「仕組みの整備が大変そうで、先延ばしになっている」「そもそも社内に産業医がいない」などとお悩みの企業担当者の方には、産業医・産業看護職の2名体制でフルサポートする「リモート産業保健」のサービス利用がおすすめです。

産業医を初めて選任する企業向けのガイドブックも用意しておりますので、まずはお気軽に下記のフォームよりお問い合わせください。