ストレスチェック実施の案内文を作成しよう！受検率アップのポイントも解説

ストレスチェックの案内文には何を書く？従業員に周知すべき内容とは

ストレスチェックを実施する前に、従業員に向けてストレスチェック制度の詳細を知らせる必要があります。そこでまずは、ストレスチェックの案内文に記載すべき内容について紹介します。

ストレスチェックの目的・メリット

ストレスチェック受検の際に、「メンタルヘルス不調があると判定されたら、上司に良く思われないかもしれない」と考え、正直に回答をしない従業員もいるでしょう。

しかし、ストレスチェックの本来の目的は、メンタルヘルス不調者を見つけ出すことではなく、従業員のメンタルヘルス不調を未然に防止することです。そして、自身のストレスの程度に気付きを与えるとともに、職場全体で環境改善を行なうことが重要です。

従業員がストレスチェックの趣旨を正しく理解できるよう、案内文にはその目的やメリットをしっかり明記しておきましょう。

個人情報の管理方法

ストレスチェックの個人情報は適切に保護され、社内も含めて外部に漏れることはない旨を伝えましょう。

ストレスチェック自体は、「実施者」である会社の産業医や「共同実施者」の保健師が行ないます。調査票の配布や回収は、実施者の指示のもと、ストレスチェックの実施の事務に携わる者者が「実施事務従事者」として担当します。

社員の人事（解雇、昇進、異動）に関して権限を有する者が、「実施者」や「実施事務従事者」になることはできません。また、労働安全衛生法の規定に基づき、これらの担当者にも秘密の保持義務が課されます。

本人の同意がなければ、ストレスチェックの結果が第三者の目に触れることはありません。従業員が安心してストレスチェックを受検できるような体制を整えていることを、明確に伝えましょう。

不利益な取り扱いは起きないということ

ストレスチェックで高ストレスと判定された従業員が、面接指導の申出をしない場合にも、企業側は不利益な取り扱いを行なってはいけません。

企業側が、ストレスチェックの結果をもとに、解雇、契約終了、退職勧奨、不当な理由による配置転換、役職変更などを行なうことは禁止されています。

また、面接指導や指導結果に基づく措置を講じる場合も、医師の意見を聴取し、従業員の実情を考慮したうえで行なわなければなりません。

不利益な取り扱いを禁止する内容は、ストレスチェック指針にも明記されているため、案内文に記載して、確実に従業員に伝えましょう。

参考：「心理的な負担の程度を把握するための検査及び面接指導の実施並びに面接指導結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針」

ストレスチェックの案内文に記載しておきたい項目

ストレスチェックの案内文に記載すべきおもな項目は、「実施期間」「対象者」「質問数」「実施方法」「結果の取り扱い」の5点です。

ストレスチェックの案内文を作成する際には、厚生労働省の『労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度実施マニュアル』を参考にしながら、社内の実態に合わせて適宜内容を変更することをおすすめします。

・実施期間
会社でストレスチェックを実施する期間を明記する。

・対象者
正規・非正規に関わらず、契約期間の定めがない者や1年以上の契約を結ぶ者で、週労働時間が通常労働者の所定労働時間の4分の3以上ある者が対象となる。

ただし、派遣社員のストレスチェック結果は、集計・分析の目的でのみ使用する。また、ストレスチェック実施期間中に1ヶ月以上の休職をしている従業員に関してはチェック対象外となる。

・質問数
質問数とおおよその所要時間を明記する。

・実施方法
紙もしくはWebなどの実施方法を明記する。

・結果の取り扱い
個人情報の管理について明記する。具体的には、産業医などが必要に応じて、面談推奨の連絡を個別に行なうことや、個人の結果が外部に漏れることはない旨を記載する。
また、職場全体の把握を目的とした、匿名での分析結果の使用についても案内する。

参考：厚生労働省『労働安全衛生法に基づくストレスチェック実施マニュアル』

ストレスチェックの受検率を上げるための6つのポイント

ストレスチェックで有効なデータを得るには、できる限り多くの従業員に受検してもらうことが重要であり、会社側は受検率アップの工夫を施す必要があります。

ここでは、受検率を上げるための6つのポイントを紹介します。

従業員に見てもらいやすい方法で案内する

ストレスチェックを受検してもらうには、事業場の衛生委員会でストレスチェックの規程をまとめ、その内容を従業員に周知する必要があります。

社内掲示版、イントラネット、メールなどを活用し、従業員の目に留まりやすい方法で周知しましょう。

従業員向けの説明会を実施する

案内文の周知は大切ですが、それだけではストレスチェックの意義を理解してもらうことは難しいかもしれません。事業者や管理職がストレスチェックの目的や必要性を把握していても、大多数の従業員が正しく理解していなければ意味がありません。

ストレスチェックの目的や個人情報の取り扱いについて正しく知ってもらうには、従業員向けのストレスチェック説明会を実施するのが効果的です。事前にストレスチェックに関する不安を解消しておけば、スムーズに受検してもらうことができるでしょう。

繁忙期と重ならないように日程を調整する

「仕事が忙しくて受検する暇がない」「忙しくて忘れていた」といった理由でストレスチェックを受検しない従業員もいます。繁忙期は特にストレスが溜まりやすくなりますが、忙しさのあまり、従業員が自分の心身の状態に気付きにくいケースも多いでしょう。

したがって、ストレスチェックの時期が繁忙期と重ならないよう、慎重に実施日程を決めることが重要です。

定期健康診断とストレスチェックを同時に実施する

ストレスチェックの実施と定期健康診断をまとめて実施するのもよいでしょう。健康管理の一環として違和感なくストレスチェック受検を促すことができるほか、従業員の負担を軽減することにもつながります。

実際に、ストレスチェックと健康診断を同日に行なった結果、ストレスチェックの受検率を9割以上に維持することに成功した、という事例もあります。

参考：厚生労働省『ストレスチェック制度の効果的な実施と活用に向けて』

自社に合った回答方式を選択する

ストレスチェックの回答は、紙かWebで行なわれます。もちろん併用も可能であるため、事業場の従業員が回答しやすい方法を選択しましょう。

例えば、日頃からパソコンなどの機器で業務を行なっている場合や、在宅勤務を行なっている場合には、Webでの回答がしやすい従業員が多いでしょう。一方、パソコンやタブレットの使用に慣れていない従業員が多い場合には、紙で行なうほうが適切です。

適宜従業員へのフォローを行ないながら、自社に合わせた回答方式を確立していきましょう。

外国語版の調査票を用意する

外国人の従業員がいる事業場では、外国語版のストレスチェック調査票を用意して受検してもらいましょう。

厚生労働省のWebサイトでは、『職業性ストレス簡易調査票（57項目）』のほか、受検案内の例や面接指導の勧奨文例など、以下の外国語版資料が用意されています。

まとめ

ストレスチェックは2015年から始まった新しい制度であるため、従業員への周知や正しい理解が進んでいない事業場も多くあるのが現状です。そのため、今後も企業・事業場ごとに案内文を活用し、工夫を重ねて、ストレスチェックをうまく機能させていくことが求められます。

しかし、ストレスチェックをはじめたばかりの企業や、なかなか受検率が上がらない企業においては、ストレスチェックを運用するにあたり、悩みを抱えていることも多いでしょう。そこでおすすめなのが、「リモート産業保健」のストレスチェック代行サービスです。

ストレスチェックの代行はもちろん、高ストレス者への産業医面談対応や、産業看護職による早期ケアで、メンタル不調の悪化を予防します。

豊富な経験をもとに、企業ごとの要望に合わせたスムーズな対応を行ないますので、初めてストレスチェックを実施する場合にも安心です。まずは下記フォームより、お気軽にお問い合わせください。

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